【河村和紀氏監修】オンラインイベント企画運営方法と自社商品のファンにさせる極意

【河村和紀氏監修】オンラインイベント企画運営方法と自社商品のファンにさせる極意

「オンラインイベントの企画は初めて…」
「きちんとお客さんが集まるのか?何を準備すればいいのか?」

初めてオンラインイベントを企画する際に、何から準備するべきか、どうやって人を集めるのか悩む方も多いはず。

本記事ではオンラインイベントの企画方法や運営方法、使用ツールや集客方法まで徹底解説。
ぜひオンラインイベント企画の参考にしてみてください。

1、オンラインイベントで自社商品に興味をもたせる企画の極意とは?

オンラインイベントの来場者から受注を獲得するために大切なポイントは、「イベントに複数回来場してもらうこと」です。

1回の来場で受注が決まるオンラインイベントはありません。

ferret Oneを運営する株式会社ベーシックがとったデータによると、オンラインイベントに3~4回来場した顧客が最も受注率が高いという結果がでています。

この数字に関して注意しなくてはならないポイントが2つあります。

1つ目は、来場回数が多ければ受注するという訳ではないという点です。
例えば、オンラインセミナーに10回来場した顧客は受注につながるでしょうか?実は、受注率は3~4回来場した顧客と比べて低いという結果が出ています。
イベントへの来場回数が多い顧客は、商品への興味があるから来場しているというよりは、情報収集をベースに来場している可能性が高いというのは想像がしやすいですよね。イベントに来場した回数が多いほど、受注確度が高いと錯覚してしまいがちなので、注意が必要です。

2つ目は、違うテーマのオンラインイベントに複数回来場してもらうことが重要という点です。

上図のイベントマーケティングのポートフォリオを見ていただくとわかりやすいと思うのですが、例えば「マーケターミートアップ」に3回来場している方よりは「マーケターミートアップ」で事例紹介を聞き「BtoBマーケ実践セミナー」でノウハウ体験をし、製品の「無料体験会」に来場している方の方が受注率は高い傾向にあります。

カスタマージャーニーに沿ったオンラインイベントを企画し、ファネルの下方に進んでいくお客様を見つけることで、より受注率を上げていくことができると言えます。

2、オンラインイベント企画の需要と現代における必要性 

2019年から新型コロナウイルス感染症(COVID‑19)(以下略、新型コロナ)の流行によって、中止せざるをえなくなったオフラインイベント。対して需要が高まったのがオンラインイベントです。
オンラインイベントは主催側にとっても、来場者にとっても身近な存在となりました。

今後は、基本はオフライン開催し一部はオンラインといったようなハイブリッド型での開催も増えていくでしょう。

3、オンラインイベント企画の例

オンラインイベントを企画する際に、どのような内容にするか迷うことも多いはず。
この章ではオンラインイベントでよく企画される例をご紹介します。

(1)オンライン展示会への出展

オンライン展示会は、Webを介したバーチャル空間(仮想空間)で行われる展示会のことを指します。
準備から開催まですべての作業がWeb上で完結するため、全国の企業が来場することができ、オフライン展示会と同時開催することもできます。

天候や交通状況に関係なく開催できるだけでなく、時間や場所にとらわれず来場者を集められるため、今後さらに発展するイベント形式となるでしょう。

オンライン展示会への出展は有料のものが多いですが、DMMオンライン展示会は”無料”(※)で出展できます。
※展示会によっては一部有料プランあり

(2)オンラインで開催する新商品の発売発表会

オンラインでの新商品の発売発表会も増えてきています。
YouTubeやInstagram、Jストリームなどライブ配信を行えるツールを用いて自社の新商品を紹介しましょう。

特にアパレル系の企業と相性が良く、商品を実際に配信者が身につけることでオンラインでも着用イメージを伝えることができます。

(3)自社商品を紹介するオンラインセミナー

オンラインセミナーは、社内外から講師や専門家を呼び、開催する勉強会を指します。
自社商品と絡めたセミナーを開けば、知見が豊富な講師たちの目線で商品の良さを語ってもらえるため、大きなアピールになります

オフラインと異なりオンラインセミナーは人数制限がないことも多く、全国から来場者を募れる点が特徴です。直接発言する以外にもチャットやアンケートの機能があるため来場者と気軽なコミュニケーションも取れます。

(4)複数社で共同開催するオンラインパネルディスカッション

複数社が集まりオンライン上でパネルディスカッションを行うイベントも、オンラインイベントの人気企画です。
オンラインセミナー同様、地域を問わず来場できるため近年注目されています。

オンライン上でのディスカッションでは、登壇者同士での会話が上手くつながらず、一貫性のないセッションになってしまわないよう注意が必要です。
事前にトーク内容や流れ、テーマごとに使う時間を打ち合わせ、リハーサルを行ってから本番に臨むと良いでしょう。

(5)顧客やパートナー企業とのオンライン交流会

日頃からお世話になっている顧客やパートナー企業との交流会も、オンラインで開催できます。
情報交換やビジネスマッチングの場をオンライン上で作り、事業の拡大を目指しましょう

コロナ禍以降はテレワークが増え、複数人で会う機会も減ったことによりコミュニケーション不足の課題を感じている企業も多いのではないでしょうか。
そんな企業におすすめのオンラインイベント企画です。

「交流会」という名目なので、実際に来場者同士がコミュニケーションを取りやすい工夫をすることが重要です。少人数のグループに分けて自己紹介の時間を作ったり、テーマごとに分かれて話す企画を用意するなど、初対面同士でも会話が弾むような仕組みを整えましょう。

4、オンラインイベントを企画するメリット

オンラインイベントを行うことでどのようなメリットがあるのかをご紹介します。
オンラインイベントのメリットは、以下の4つが主に挙げられます。

(1)場所を問わない集客

オンラインイベントは、場所を問わず全国から来場者を集められます

さらに育児や介護など外出が厳しい場合でも、ネット環境さえ整っていれば自宅からも来場できるため、オフライン時よりも来場のハードルがかなり下がり、集客しやすくなっています。

(2)会場規模にとらわれず来場者を募れる

オフラインイベントの場合、会場の収容人数には限りがあるため来場者の人数を制限しなければなりません。

一方でオンラインイベントでは、ツールの利用可能人数により制限されることはありますが、基本的にオフラインよりも多くの来場者を募れます
時間や場所だけでなく、会場規模にもとらわれず集客できる点がオンラインイベントの魅力といえます。

ただし、交流会などイベントの企画内容によっては来場者一人ひとりをしっかり管理できるよう人数制限をした方が良いケースもあります。

(3)開催コストの削減

オフラインイベントを開催すると、会場を借りる費用や交通費といったコストがかかってしまいます。

しかしオンラインイベントを自社で開催すれば、会場費や交通費も必要なく開催できるため、大幅なコスト削減が期待できます

また、展示会に出展した場合も、オフラインであれば基本的に出展費用やブースの設営などで100万円単位のコストがかかってしまいます。

オンライン展示会であれば、DMMオンライン展示会のように無料(※)で出展できるサービスもあるため、かなりのコスト削減につながるでしょう。
※展示会によっては一部有料プランあり

(4)リアルタイムで双方向のコミュニケーションがとりやすい

オンラインイベントで使用するZoomなどのWeb会議ツールには、チャット機能がついています。チャット機能を活用すれば、リアルタイムで来場者からの質問やコメントを受け取れるため、来場者とのコミュニケーションを活発化できます。

オフラインでは挙手して発言しなければならなかったことも、チャット機能を使えば気軽に送信できます。発言のハードルも下がり、より多くの来場者からの声を受け取れるでしょう。

5、オンラインイベントの企画方法(手順) 

オンラインイベントを企画するにあたって、どのような手順で企画していけば良いかを解説します。

(1)イベントの目的を決める

まずはイベントの目的を決めましょう。

イベント後に来場者へどのような効果をもたらしたいかを明確にさせ、そのために何をすべきかを具体化させます。
集客する人数やイベント後の来場者のアクションなど、数値としてKPIを設定すると良いでしょう

(2)ターゲットを決める

設定したイベントの目的に沿ってターゲットを決めます。

性別や年代、役職、会社規模など、できるだけ細かくターゲットを絞り込むことでイベント内容も決めやすくなるでしょう。

(3)イベントの内容を決める

狙うべきターゲットが定まったら、イベントの内容を考えます。
設定したターゲットが求める企画は何か、求める情報を届けられるイベント内容を計画しましょう。

イベント内容によって外部から講師や専門家、ファシリテーターを招く場合は、登壇が可能かアポイントを取る必要があります。

また、ただ内容を充実させるだけでなく、来場者が途中で飽きて離脱してしまわないような工夫を凝らすことも重要です

(4)開催日時を決める

ターゲットが来場しやすい曜日や時間を意識して、開催日時を設定しましょう。

開催日時によって来場者数は大きく左右されます
ターゲットとする企業にもよりますが、BtoBの場合は平日の業務時間内。BtoCの場合には平日開催であれば就業時間外である夕方以降、土日や祝日の開催であれば昼間の時間帯を選ぶと良いでしょう。

(5)予算を確認する

予算の確認も欠かさず行いましょう。
考慮するものとしては、イベントで使用するコンテンツの制作費、撮影機材の費用、当日に外部の登壇者を招く場合はそれぞれの出演料などがあります。また、自社の顧客リストが少ない場合、集客のための広告費用が別途必要です。

(6)開催に使うツールを決める

イベント開催にあたり、撮影や配信に使用するツールを決めましょう。

オンラインイベントが注目されるようになってからは、数多くのツールが揃っています。
目的や開催規模、予算に合わせて選定すると良いでしょう。

後述の『7、オンラインイベント企画に必要なツール』でもオンラインイベントに使えるツールを紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

(7)撮影場所を決める

どこでイベントを撮影し、配信を行うかも決めておきましょう。
ワークスペースや会議室を使うのか、目的や規模に沿って撮影場所を決めましょう。
特に「周囲の雑音が入らないか?」「電波が安定しているか?」は必ず事前に確認をしましょう。

イベント登壇者をどのように見せるかも工夫が必要です
それぞれのPC内蔵のWebカメラを使うのか、別でカメラを設置して撮影するのか、撮影方法についても合わせて検討しましょう。

6、オンラインイベントの運営方法(準備)

オンラインイベントの企画が決まったら、準備を進めましょう。
運営するにあたって必要なことをご紹介します。

(1)集客と広報活動

企画を立てたら、当日までに集客・広報活動を行いましょう。

SNSなどネットで集客する際は、LP(ランディングページ)の作成もおすすめです。
デザインや盛り込む内容によって、集客に大きく影響を与えるためしっかり作り込みましょう。

(2)来場者情報の事前分析

来場者情報を事前に分析しておくことも重要です。

イベント申し込み時には来場者の年代や性別、会社や役職だけでなく何を望んで申し込んだのか、どのようなところに課題を感じているのかをヒアリングする項目も添えましょう
回答によってイベント内容をより来場者のニーズに沿ったものにブラッシュアップでき、来場者の満足度向上につながります。

(3)ツール準備

当日に使用する動画配信などのツール準備を進めます。
無料で使用できるツールも多いですが、機能やイベント規模によっては有料になる場合もあります。
それぞれの特徴や備わっている機能を見比べながらツールを選びましょう。

おすすめのツールは後述の『7、オンラインイベント企画に必要なツール』で詳しくご紹介します。

(4)プレゼン用コンテンツ準備

当日使用するプレゼン用の資料・動画などコンテンツの準備を進めましょう。
 
イベント内容がディスカッションのみの場合、プレゼン資料は不要ですが、当日の流れやイベントタイトルなどを記載したスライドが1〜2枚あるだけでもイベントが華やぐため、おすすめです。また、お申込み時に(2)の「ヒアリング項目」を取っているようなら、事前に質問内容をスライドにまとめておくと、スムーズに回答が可能となります。

(5)運営の役割分担決め

オンラインイベントでは役割分担が重要です。
主な役割として、司会(ファシリテーター)や配信スタッフ、来場者対応スタッフ、集客スタッフなどがあります。

(6)リハーサル

イベント当日にトラブルが起こり、上手く配信ができなかった…という事態を避けるため、リハーサルは必ず行いましょう。特にオンラインイベントの経験が少ないうちは複数回行い、実際にどのようなトラブルが起こりうるのかを把握しておくと良いでしょう。

また、トラブルごとにどのスタッフが対処にあたるのかを整理しておくことで、当日同じトラブルが起こった際には迅速に対応できます。

(7)来場方法の案内

来場者に当日のイベントへの来場方法の案内も忘れずに行いましょう。
どのように案内するかは配信ツールやイベント形式によって異なります。
誰でも来場できるオープンなイベントの場合は、集客用のイベントページに掲載しましょう。
対して申し込み制のクローズドイベントであれば、来場者のメールアドレスに当日の案内を送付すると良いでしょう。

(8)回線トラブルの対応

オンラインイベントで最も起こりやすいトラブルは音声と映像です
迅速に対応できるよう、利用可能なネット回線は複数用意したり、予備のPCやタブレットを複数台用意しておくなど緊急時にも使用できる機材を準備しておきましょう。

(9)当日の来場者対応

オンラインイベントは、イベント中チャットを介して絶え間なく来場者とコミュニケーションを取るものもあります。

オフラインイベントと違いチャットを使えば登壇者が話している間もコメントができるため、丁寧な対応を心掛けて来場者対応担当のスタッフを配置しましょう。

(10)アーカイブ準備

急な事情で当日来場できなかった人や、内容をもう一度見直したいという人のためにアーカイブ動画を共有することもおすすめです

イベントの録画データは後日アーカイブとして共有するだけでなく、社内のノウハウとしても展開できるため、当日は必ずイベント風景を録画しておきましょう。

(11)アンケート実施

オンラインイベントにおいても、イベント後は必ずアンケートを実施しましょう
アンケートの回答によって、イベントに対する評価や次回開催に向けての改善点を見つけ出せます。

アンケートはGoogleフォームなどのサービスを活用することで簡単に作成・送付・集計まで行えます。

(12)リマインドの実施

イベントに興味があったものの忘れていた…という理由から取りこぼしてしまうリードがなくなるよう、リマインドを徹底するのも重要です。

オンラインイベントの前日や、アーカイブ動画のダウンロード期限前日などのタイミングでリマインドメールを配信しましょう。また、リマインドは当日の朝一の配信も有効です。朝一に配信することで「メールボックスのどこに保存したか分からない」といった、参加者側のケアレスミスを防げます。

7、オンラインイベント企画に必要なツール

ここからは、オンラインイベントを行う際に役立つツールをご紹介します。

無料で使えるものも多いため、ぜひ活用してみてください。

(1)Zoom

引用:explore.zoom.us

Zoomは、オンラインイベントやオンライン会議、ウェビナー、オンライン授業などで幅広く利用されているビデオツールです。
コロナ禍でオンライン需要が高まるとともに、世界中で利用率が急速に伸びました。

来場者同士の顔を数十人規模で一画面に収められ、来場者はマイクのオンオフを行いながら自由に発言できるため、来場者同士のコミュニケーションも重視するイベントに最適です。

無料プランに加え、有料ではプロ、ビジネス、企業(エンタープライズ)の3種類のプランがあります。
有料の3プランは、イベント利用にあたって特に重視したい来場者数の上限はプランによって変わります。ただ、一番安いプロプランでも最大1,000人参加できます。

その他料金プランの詳細については公式サイトをご覧ください。

また、大規模なウェビナーを実施したいという企業には「Zoomビデオウェビナー」のプランもあります。
来場者は主催者の画面しか見れないので、オフラインの講演会と同様に、来場者は聞くことに専念できます。

(2)Google Meet

引用:apps.google.com

Google MeetはGoogleが提供するビデオツールです。

Google Meetの特徴は、PCからのアクセスの場合は専用のアプリをダウンロードする必要なく、ブラウザ上でビデオに参加できる点です。
有料プランの契約で、挙手機能やアンケート機能といったオンラインイベントに役立つオプション機能が利用可能になります。

(3)oVice

引用:ovice.in

oViceはバーチャル空間を用いてコミュニケーションが取れるツールです。
ユーザーはアバターでバーチャル空間を移動し、同じ空間にいるユーザーたちに近づくと会話の声が大きくなり、離れると声が遠ざかるリアルな空間演出が特徴です。

オンラインイベントの場でも活用でき、ブースごとにディスカッションやセミナーを開くなど、ひとつの空間で多数のイベントを行えます。

oViceの導入サポートと初期費用は無料です。契約期間中は何回でもイベントが開けます。また、どのプランでも機能や利用時間の制限はありません。

(4)YouTubeライブ

引用:youtube.com

YouTubeライブは、リアルタイムでイベントの配信、講義やワークショップの開催などが行え、チャットを介して来場者とコミュニケーションも取れるツールです。

YouTubeライブでは誰でも無料で配信ができ、視聴者数にも制限はありません。
さらに限定公開の機能もついているため、オンラインイベントに申し込んだ人のみに配信を見せることもできます。

また、「プレミア公開」機能を使うことで、投稿した動画をあらかじめ設定した日時に公開できます。

8、企画したオンラインイベントの集客方法

最後に、企画したオンラインイベントの集客をする際に参考にできる方法をご紹介します。

(1)自社で告知

1つ目は、自社での告知です。自社の保有する、顧客リストへのメールマガジン配信は必ず行いましょう。また、プレスリリースへの掲載や、SNSの投稿も有効です。

告知の際には、イベント概要が一目で分かるバナーも作成すると流し見のユーザーの目にも留まりやすく良いでしょう。

(2)イベントプラットフォームを利用

イベント来場者の情報や申し込み状況を管理できるイベントプラットフォームの利用もおすすめです。
EventHubやPeatixなどのサービスがイベントプラットフォームに当てはまります。

イベントプラットフォームの機能では告知ページを作成できるものもあり、スムーズな集客が行えます。

(3)広告

短期的に効果を上げたい場合は、広告の配信が有効です。
FacebookなどのSNS広告、動画広告、リスティングなど広告の種類はさまざま。
イベントのターゲットに合った配信媒体を用いて、狙いたいユーザー層へアプローチしましょう。

9、万全の準備でオンラインイベントを企画しよう

オンラインイベントは企画段階から目的やターゲットを明確にさせなければ、意味のないものになってしまいます。

記事で紹介した企画方法や運営方法に沿って、来場者にとって有意義な時間となるオンラインイベントを企画しましょう。

オンラインで展示会を開きたいと考えている方には、DMMオンライン展示会がおすすめです。
DMMオンライン展示会は、誰でも無料で簡単な手順で出展できることから初めてオンライン展示会に出展される企業にも特におすすめのサービスです。
※展示会によっては一部有料プランあり

DMMオンライン展示会が気になった方は、ぜひ公式サイトもご覧ください。

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この記事の監修者

河村 和紀

監修者

株式会社ベーシック ferret One事業部 マーケティング部 イベント責任者 兼 マネージャー
大手人材紹介会社を経て、創業期の株式会社ベーシックに入社。
比較メディアの担当として、Webサイト運用・商品企画・新規事業立ち上げなどに携わる。その後、ferret Oneのマーケティング業務に専任。現在はイベントマーケ、オフラインマーケを管轄。セミナー登壇400回以上。オンライン1,000名、オフライン5,000名規模の自社イベント主催。

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