展示会のお礼メールはどう書くべき?例文や作成のポイントを解説!

展示会のお礼メールはどう書くべき?例文や作成のポイントを解説!

展示会のお礼メールは、獲得したリードとより良い関係を築いていくための重要なマーケティング施策です。しかし、なかには「お礼メールを送るタイミングが分からない」「お礼メールをどのように書けば成果につながるのだろうか」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

そこで本稿では、「展示会のお礼メールを作成する手順」や「お礼メールの書き方」、「オフライン展示会とオンライン展示会におけるお礼メールの違い」などについて分かりやすく解説します。また、顧客のニーズの強さに応じたお礼メールの例文も紹介しますので、ぜひ文面を作成する際の参考にしてみてください。

展示会のお礼メールが必要な理由とは?

そもそも展示会のお礼メールは、なぜ送る必要があるのでしょうか。
ここでは、展示会のお礼メールが重要である理由について解説します。

(1)自社の印象を強く残すため

展示会のお礼メールは、会期後の「リマインド」として重要な意味を持ちます。来場者のほとんどは当日数多くのブースを訪問しているため、1社1社への印象が弱くなっている可能性が高いです。だからこそ、会期後に速やかにお礼メールを送信することで、来場者に自社のことを思い出してもらい、強く印象に残すことができます。

(2)リード育成につなげるため

来場者のなかには情報収集が目的の人も多くいるため、会期中に商談の成立まで至らないことも少なくありません。そのため、いかにリードへ継続してアプローチし、商談につなげるかが重要です。その点、お礼メールは来場者に対して自然な流れで自社のホームページや商品情報を紹介できるため、ナーチャリングにつなげやすくなります。ナーチャリングについて詳しくは、『顧客の「購買意欲」を育てるには?成約率をアップするナーチャリングのポイント』の記事も併せてお読みください。

展示会のお礼メールを作成する手順とは?

展示会のお礼メールは、具体的にどのように作成すればいいのでしょうか。
ここでは、展示会のお礼メールを作成する手順を4つのステップで解説します。

(1)獲得したリードをニーズの強さで分類する

展示会は、来場者ごとにニーズの強さがさまざまで、会期後に提供すべき情報も異なります。そのため、まずは獲得したリードをニーズの強さによってセグメントし、分類することが大切です。例えば、「ニーズが強く、商談につながる可能性が高いリード」「ニーズはまだ弱いが、いずれ商談になる可能性があるリード」「それ以外のリード」などで分類します。すると、お礼メールで送るべき情報も決めやすくなり、個別に最適化したメールを作成できるでしょう。

(2)分類したニーズの強さに応じてメール文面を作成する

分類したニーズの強さに応じて、個別にメール文面を作成します。例えば、「ニーズの強い」リードに送るメールであれば、お礼だけでなく商品の詳細やアポイントの打診を添えると、次のアクションにつなげやすくなるでしょう。また、「ニーズの弱い」リードに送るメールでは、極端な売り込みや商談の打診は相手に抵抗感を抱かれてしまいます。そのため、簡単なお礼に加え、お役立ち情報のリンクを添える程度の文面が最適です。

(3)当日もしくは翌営業日までに送信する

来場者の多くは、会期後から時間が経つと業務に追われ、展示会の記憶が薄まる傾向があります。そのため、お礼メールはできるだけ「当日」か「翌営業日」のうちに送信しておくようにしましょう。特にニーズの強いリードには早めにメールを送ることで、購買意欲の高まりを逃すことなく次のアクションへと誘導しやすくなります。

(4)継続的にアプローチを続ける

お礼メールを送信したあとも、継続的にリードと接点を持ち、アプローチを続けることが大切です。現時点ではまだニーズの弱いリードでも、こちらから情報発信を続けることで商品が検討の土台に上がる可能性があります。そのため、メルマガでセミナーへ招待したり、ホワイトペーパーのダウンロードを促したりと情報提供を継続することが効果的です。その際、「リンクをクリックしたか」「サイトのどのページに訪問したか」「資料をダウンロードしたか」といったリードの行動データを細かく把握しておくと、各リードに応じた最適な情報を提供できます。

ホワイトペーパーについて詳しく知りたい方は、『良質なリード獲得に欠かせないホワイトペーパー その役割と制作・活用方法』の記事も併せてお読みください。

展示会のお礼メールを作成する際のポイントとは?

展示会のお礼メールを作成する際には、どのようなことを意識すれば良いのでしょうか。
ここでは、展示会のお礼メールを作成する際のポイントについて解説します。

(1)1スクロール分に収まるように書く

展示会のお礼メールは、文章が長すぎると相手から抵抗感を抱かれ、読まれなくなる可能性が高いです。そのため、できるだけ内容は簡潔にまとめ、1スクロール分に収めることをおすすめします。事前に「必ず伝えるべきこと」を整理し、追加で説明が必要な部分は外部リンクを挿入すると、文面が長くなるのを抑えられるでしょう。

(2)過度な売り込みや宣伝は控える

お礼メールの目的はあくまで「感謝の気持ち」を伝えることなので、過度な売り込みや宣伝は控えるようにしましょう。商品を強くPRしすぎるとネガティブな印象につながり、せっかくのリードを失うリスクもあります。「困ったことがあれば相談に乗る」というスタンスで、さりげなく次のアクションへつなげることが大切です。

(3)ブースでの会話や体験に触れる

来場者のもとには、会期後にさまざまな会社から何通ものお礼メールが届きます。そのため、自社のお礼メールが他社のメールに埋もれないよう、印象的なひと言を添えることが大切です。例えば、「展示会当日にブースで話した内容」を簡潔に添えると、相手に思い出してもらえる可能性も高まります。また、ブースで紹介した商品の画像やブースのキャッチコピー、ブース全体の画像なども添えると、リマインドの効果が期待できるでしょう。

(4)「配信停止」のリンクも挿入する

お礼メールを送ったあとは、そのままメルマガに移行するケースも多いと思います。しかし、相手の同意なくメルマガを送ってしまうと、人によっては迷惑に感じ、企業へのマイナスイメージにつながる場合もあるでしょう。そのため、お礼メールには「配信停止(メーリングリストから除外する)」のリンクも添えることが必須です。

【ニーズの強さ別】展示会のお礼メールの例文を紹介!

展示会のお礼メールは、具体的にどのような文章であれば印象が良く、効果的なのでしょうか。ここでは、お礼メールの例文を「ニーズが強いリードに送る場合」「ニーズがまだ弱いリードに送る場合」に分けて解説します。

(1)【例文1】ニーズが強いケース

【件名】
○○展示会のお礼(自社名|担当者名)

【本文】
●●●株式会社
△△様

大変お世話になっております。
(自社名)の(担当者名)と申します。

先日は○○展示会において弊社のブースへご来場いただき、誠にありがとうございました。

弊社ブースでは、下記の商品についてご案内しておりました。

取り扱い商品:(商品名・サービスページのURL)
(商品・ブースの画像)

△△様には、弊社商品「(商品名)」にご興味を寄せていただき
また料金や性能について多くのご質問をいただきまして、非常に感謝しております。

システムのコスト削減に課題をお感じとのことでしたが
課題解決に向けて、弊社からご提供できるノウハウが数多くございます。

つきましては、△△様のご都合が合う日程で
もう少し詳しくお話を聞かせていただければと存じますが、いかがでしょうか。

なお、商品の詳しい性能や価格、導入実績に関する情報は
下記のサービスサイトでもご紹介しております。

(サービスサイトURL)

ぜひ併せてご覧いただけますと幸いです。

ご質問やご要望がございましたら、どうぞお気軽にご連絡ください。
今後とも何卒よろしくお願いいたします。

============
自社名・氏名・連絡先など
============

※今後のメールについて配信停止をご希望の方は、下記のリンクよりお申しつけください。
(配信停止用URL)

(2)【例文2】ニーズがまだ弱いケース

【件名】
○○展示会のお礼(自社名|担当者名)

【本文】
●●●株式会社
△△様

大変お世話になっております。
(自社名)の(担当者名)と申します。

先日は○○展示会において弊社のブースへご来場いただき、誠にありがとうございました。

弊社ブースでは、下記の商品についてご案内しておりました。

取り扱い商品:(商品名・サービスページのURL)
(商品の画像・ブースの画像)

弊社商品「(商品名)」に関するご説明は、十分だったでしょうか。
追加でご質問やご要望がございましたら、どうぞお気軽にご連絡ください。

また、下記のサイトにて「システムのコスト削減」や「業務効率化」などに関するお役立ち情報を発信しております。

(コラムサイトやサービスサイトのURL)

ぜひご活用いただけますと幸いです。

今後とも何卒よろしくお願いいたします。

============
自社名・氏名・連絡先など
============

※今後のメールについて配信停止をご希望の方は、下記のリンクよりお申しつけください。
(配信停止用URL)

オンライン展示会の場合もお礼メールは必須?

「オンライン展示会でもお礼メールは送るべきだろうか」と迷っている方もいるかもしれません。結論から言えば、オンライン展示会もオフライン展示会と同様、お礼メールは送るようにしましょう。特にオンライン展示会は、来場者のメールアドレスをリアルタイムに取得でき、会期後のフォローへ移行しやすいのが特徴です。だからこそ、オンライン展示会のお礼メールは、商談やリードナーチャリングにつなげる絶好のチャンスと言えます。

文面に関しても、基本的にオフライン展示会と同じ方法で考えられます。ただし、オンライン展示会の場合はブースで直接対面するわけではないため、ブースでの会話・エピソードを添えるのが難しいかもしれません。そのため、「資料ダウンロードの有無」「ブースへの訪問回数」といった来場者の属性データをもとに、文面をアレンジするのも良いでしょう。オンライン展示会のお礼メールでも、ニーズに応じた文面を心がけることが大切です。

オンライン展示会の会期後に取り組むべき施策については、『オンライン展示会の成功は「会期中」と「会期後」の対応がカギ!とるべき必須アクションとは?』で詳しく解説しています。

まとめ:オフライン展示会・オンライン展示会ともに、お礼メールの積極的な活用を

オフライン展示会・オンライン展示会のいずれも、お礼メールはリードの購買意欲を高めるきっかけになるため、積極的に活用すべきです。「できるだけ早く」「簡潔に」「リードのニーズに合わせた役立つ情報を添える」ことを意識すると、より成果につながりやすいお礼メールを作成できるでしょう。

ちなみに来場者のメールアドレスを取得しやすく、お礼メールでフォローにつなげやすいのがオンライン展示会の特徴です。まだオンライン展示会に出展したことがないという方は、新たな層のリードと接点を持つためにも、ぜひオンライン展示会の活用を検討してみてはいかがでしょうか。

DMMオンライン展示会」は、DMM.com主催のオンライン展示会に“無料”(※)で出展できるサービスです。出展費用がかからないため、オフライン展示会と比べて出展コストを抑えられ、リード獲得における費用対効果の向上も期待できます。また、最短1時間程度でブースを登録できるので、初めての方も安心して出展できるのが特徴です。加えて、10,000社超の出展社数を誇るDMM.comの展示会だからこそ、高い集客力も見込めます。

オンライン展示会への出展をご検討の際には、ぜひお気軽にお問い合わせください。

※展示会によっては一部有料プランあり

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